Registro de tiempos de fabricación en Business Central

En Microsoft Dynamics 365 Business Central, el registro de tiempos de fabricación es una función clave para llevar control de la productividad de los empleados, las máquinas o los centros de trabajo, y del coste de los productos fabricados. El registro de los tiempos se realiza a través del Diario de producción y el Diario de salida. A continuación, explicaremos en qué consisten estos diarios, cómo permiten la captura de tiempos de fabricación en Business Central, y por qué una solución MES como Planeo puede complementar estas capacidades de fabricación en Business Central con información en tiempo real.

Diferencia entre el diario de producción y el diario de salida en Business Central

Antes de comenzar la explicación debe quedar clara la diferencia de enfoque entre el diario de producción y el diario de salida en Business Central.

El Diario de producción está pensado para un registro integrado y simplificado. Por lo tanto, muestra en una sola página consumos, salidas y tiempos, de una sola línea de una orden de fabricación. Tratando de dar una visión integrada, que omite ciertas funcionalidades para simplificar la operativa del usuario. Para simplificar más la gestión toda la información se carga de forma automática al acceder a la página sin necesidad de que el usuario ejecute ningún proceso.

En cambio, el Diario de salida sí está orientado a registrar cada fase de producción de forma específica, y por ello incluye funcionalidad adicional no disponible en el diario de producción, como por ejemplo la opción de registrar tiempos de paro. Además, para generar la información el usuario debe ejecutar procesos específicos.

Ambos diarios, aunque con enfoques distintos, generan la misma información en el sistema al registrar. Por tanto, si se usa el Diario de producción, no es necesario usar el de salida para esa orden y viceversa. Con que diario debe trabajar cada empresa debe ser estudiado para cada empresa de forma específica.

Diario de producción Business Central

Para utilizar el diario de producción deberemos acceder a la página “Órdenes producción lanzadas” y acceder a la ficha de la orden de fabricación que queremos gestionar.

¿Por qué tenemos que acceder a la ficha de la orden de fabricación?, esto se debe a que Business Central sólo es capaz de llevar al diario de producción los datos de una línea de la orden de fabricación, por ello el botón “Diario de producción” se muestra sobre las líneas de la orden de fabricación, y no en la cabecera o en la lista de órdenes.

Al pulsar sobre el botón accedemos al diario de producción de Business Central.

En esta página se mostrará dos tipos de líneas:

• Las de “Tipo movimiento” igual a “Consumo”, se utilizan para el consumo de materiales, y en la gestión de tiempos de fabricación no se utilizan.
• Las de “Tipo movimiento” igual a “Salida”, se utilizan para informar las cantidades fabricadas y los tiempos invertidos en la fabricación.

Los tiempos que podemos gestionar en el diario de producción de Business Central son:

• Tiempo de preparación. En este campo podemos indicar el tiempo necesario para dejar una máquina o proceso listo antes de arrancar la orden de producción. Esto incluye actividades como cambiar herramientas, ajustar parámetros, cargar materiales, realizar pruebas y calibraciones. Según la configuración de la aplicación podremos hacer que este tiempo impute costes a la orden o no.
• Tiempo de ejecución. En este campo debemos indicar el tiempo durante el cual la máquina o línea de producción está activamente transformando materiales en productos, excluyendo el tiempo de preparación, paradas o mantenimientos que no forman parte del proceso habitual de producción. Este tiempo abarca desde el arranque efectivo del proceso hasta su finalización, e incluye la operación continua de la máquina produciendo las unidades planificadas. Es un indicador clave de productividad y eficiencia, pues un mayor tiempo de ejecución implica mayor aprovechamiento del equipo y menores costes por unidad fabricada.

La unidad de medida en la que se indican los tiempos se informa en el campo “Cód. unidad medida cap.” de la propia línea del diario. Debe tenerse en cuenta que se trata de un campo decimal, por lo tanto, en caso de trabajar con horas, quince minutos de trabajo se expresan como 0,25 horas, media hora se expresa como 0,5 horas.

Antes de registrar el diario es importante revisar los campos “Consumo (Cantidad)” y “Cantidad salida” ya que la aplicación los habrá completado automáticamente y si ejecutamos el proceso de registro sin revisar, se dará de baja y alta el stock correspondiente a la cantidad indicada en los campos.

Diario de salida Business Central

El diario de salida de Business Central lo localizaremos en el buscador de la aplicación.

En la página que se muestra es suficiente con introducir manualmente los campos “Fecha registro”, “Nº pedido” y “Nº documento”, y pulsar el botón “Desplegar ruta”.

En esta página además de los campos “Tiempo preparación” y “Tiempo ejecución” ya explicados anteriormente, podemos introducir el campo “Tiempo paro” y el “Cód. Paro”.

• Tiempo paro. En este campo debemos indicar el tiempo en que una persona, máquina o centro de trabajo, está inactivo y no produce, debido a causas como mantenimiento, averías, falta de materiales, ajustes o cambios de turno, que no forman parte de los tiempos habituales de la fabricación en condiciones normales, y que por tanto no pueden ser repercutidos a la valoración del stock.
• Cód. paro. En caso de imputar tiempos de paro podremos informar un código identificativo del motivo, de cara a realizar análisis posteriores.

Movimientos de capacidad Business Central

Una vez registrados los tiempos podremos consultarlos en la página “Movs. Capacidad” a la cual podremos acceder a través de múltiples apartados de la aplicación, entre ellos directamente desde el menú.

En los movimientos de capacidad podremos ver una o varias líneas para cada registro que hayamos realizado en el diario.

registro tiempos fabricación Business Central Planeo

La aplicación generará movimientos diferentes para los tiempos que generen coste y los tiempos que no generen costes. Es decir, si en una misma línea del diario imputamos tiempo de preparación, tiempo de ejecución y tiempo de paro, se generarán dos movimientos, uno para el tiempo de ejecución que siempre genera costes y otro para el tiempo de paro que nunca genera costes. El tiempo de preparación se añadirá al tiempo de ejecución o al tiempo de paro en función de si por configuración hemos indicado que debe o no imputar costes.

Además, debe tenerse en cuenta que el campo “Cantidad” de los movimientos de capacidad no sumará el tiempo de preparación en caso de que no impute a costes. Por lo tanto, antes de realizar cualquier análisis de los tiempos debe evaluarse como se está generando la información en base a la configuración de la empresa, para no omitir o duplicar datos.

Limitaciones del registro estándar y necesidad de información en tiempo real

Tanto el Diario de producción como el Diario de salida cumplen con la necesidad de registrar tiempos de fabricación en Business Central, pero es importante reflexionar cuándo se registran estos datos. En la operativa estándar, normalmente los tiempos se registran, al final del mes, de la semana, del día, al terminar un turno o al finalizar una orden, en ese momento un encargado introduce en el sistema las horas y las registra. Esto significa que la información que maneja Business Central de forma estándar es información pasada, es decir datos históricos que se consolidan tras la ejecución. Si bien esto sirve para análisis históricos, no proporciona visibilidad inmediata de lo que está ocurriendo en la planta de fabricación en cada momento.

Para cubrir esa necesidad de inmediatez surgen los sistemas de captura de datos en planta MES (Manufacturing Execution Systems). Soluciones MES como Planeo – totalmente integrada con Business Central – permiten capturar datos de fabricación en tiempo real directamente desde la planta. Por ejemplo, con Planeo los operarios pueden fichar el inicio y fin de sus operaciones, a nivel de persona, máquina o centro de trabajo, en tiempo real, mediante una interfaz sencilla (tablets, pantallas táctiles en planta, ordenadores, etc.). Toda esa información se registra en el ERP al instante, sin esperar al final del día ni a procesos de consolidación manual.

¿Por qué es necesaria una herramienta como Planeo? Porque complementa a Business Central ofreciendo visibilidad completa en tiempo real de la producción. Mientras que con los diarios estándar vemos qué ocurrió tras registrar una orden, con Planeo podemos ver qué está ocurriendo ahora mismo en la planta. Esto aporta varias ventajas:

• Decisiones ágiles y proactivas: Al disponer de datos de planta actualizados al instante, los responsables pueden detectar retrasos o problemas en tiempo real y actuar de inmediato, en lugar de reaccionar con un día de retraso. Por ejemplo, si una máquina está parada más tiempo de lo previsto, se puede intervenir antes de que impacte en la planificación de ese día.
• Datos más fiables y menos errores: La captura manual al final del día puede conllevar olvidos o errores de introducción de datos. En cambio, una solución como Planeo registra las actividades en tiempo real, permitiendo además por configuración realizar un proceso de revisión antes de consolidar los datos.
• Trazabilidad y control mejorados: Planeo permite que cada evento de producción (inicio de una tarea, parada por mantenimiento, consumo de un lote de material, etc.) quede registrado con marca de tiempo exacta. Esto da una trazabilidad mucho más exacta de la producción, difícil de lograr solo con los diarios estándar consolidados.
• Enfoque del personal en producir, no en administrar: Al simplificar la imputación de tiempos y datos (por ejemplo, mediante escaneo de códigos o pantallas adaptadas al operario), el personal de fábrica dedica menos tiempo a papeleo o a navegar el ERP, y más a las operaciones productivas en sí.

En resumen, Microsoft Dynamics 365 Business Central permite el registro de tiempos de fabricación mediante sus diarios de producción y de salida, asegurando que la información de fabricación quede registrada en el sistema de gestión. Sin embargo, para empresas que buscan un control en tiempo real de la planta, la integración de una herramienta MES como Planeo se vuelve indispensable. Con Planeo, la captura de tiempos de fabricación en Business Central deja de ser solo un registro histórico para convertirse en una fuente de datos en vivo que impulsa decisiones inmediatas y mejora la eficiencia y trazabilidad de la producción. De este modo, se logra un equilibrio ideal: por un lado, la solidez y consolidación del ERP, y por otro la inmediatez y detalle operativo de un sistema MES en planta.